Pasar al contenido principal

Claves para que un Sistema Integrado de Gestión funcione

¿Tiene realmente integrada tu empresa sus sistemas de gestión o, por el contrario, trabajan en paralelo los departamentos empleando sólo el mismo soporte físico documental o digital? Cuando se lanzan nuevos proyectos ¿se sigue un procedimiento escrito en el cual el responsable de éste tiene en cuenta todos los aspectos relacionados con los diferentes sistemas de gestión implantados o se realiza un trabajo multidisciplinar donde los expertos en cada área aportan su contribución?

Que se tenga estructurado y documentado un sistema integrado de gestión no significa que en la práctica los sistemas convivan integrados. Por todos es conocida la frase “el papel lo aguanta todo”, es decir, se puede tener todo muy bien documentado o planteado, pero esto no significa que se cumpla o se pueda llevar a la realidad con éxito, ya que es mucho más fácil escribir que hacer.

A lo largo de mi vida profesional he podido implantar sistemas integrados de gestión vivos, no sin trabajo y tenacidad, ya que requieren un cambio cultural de toda la Organización. Pero este esfuerzo merece la pena por la satisfacción que se obtiene al comprobar que la Organización está engranada y que todos los colaboradores trabajan en la misma dirección. Adicionalmente, una vez que la cultura de integración está implantada, resulta mucho más sencillo incorporar nuevas normas o requisitos legales en la operativa de la empresa.

Pero ¿cuáles son las claves para que la integración funcione? En mi opinión hay dos aspectos imprescindibles para su consecución:

  • Implicación de la Dirección.
  • Trabajo en equipo.


Implicación de la Dirección

Cuando se gestiona una empresa todos los aspectos deben ser tenidos en cuenta en la toma de decisiones, y esto es lo que aporta la integración de los sistemas. De nada sirve focalizarse en los resultados económicos o en la satisfacción del cliente si al final por un accidente laboral, un incendio, una contaminación ambiental, etc. tu actividad puede ser paralizada bruscamente. Y este tipo de siniestros pueden ocurrir en cualquier sector y perjudicar seriamente el futuro del negocio.

Todas las empresas disponen de sus organigramas donde se definen sus diferentes áreas y responsables, cada uno de ellos con sus propios objetivos y “deformaciones profesionales”. Pero al final la Organización es un todo, y como tal debe gestionarse. Esta visión global del negocio la tiene la Dirección, por ello, debe escuchar a todas las partes y tomar una decisión consensuada analizando todos los aspectos involucrados en los procesos y ponderándolos conjuntamente. De lo contrario se corre el riesgo de que las decisiones se tomen considerando la opinión del “más fuerte” y no lo que es mejor para la Organización y está alineado con su estrategia.

Además, sólo mostrando con hechos a los colaboradores la importancia que la Dirección da a la integración de los sistemas, éstos seguirán esta filosofía de trabajo. Como Albert Einstein decía “Dar ejemplo no es la principal manera de influir sobre los demás; es la única manera”. De nada sirve definir misiones, visiones, firmar políticas, etc. por parte de la Dirección si después los trabajadores no comprueban que se respetan y que su cumplimiento es un pilar fundamental en la Organización.  

Trabajo en equipo

Es una consecuencia directa si la Dirección sigue la filosofía descrita en el apartado anterior, ya que los colaboradores saben que deberán tener en consideración aspectos relacionados con otros departamentos en su operativa diaria y que tendrán por tanto que trabajar conjuntamente en los proyectos. 

Si no hay un trabajo en equipo nunca se tendrá implantado un sistema de gestión integrado, ya que la integración no se obtiene incluyendo sólo en los documentos de trabajo los requisitos de cada sistema. La integración se obtiene cuando forma parte de la operativa diaria de cada trabajador y éstos son conscientes de la interrelación de sus funciones con las otras áreas de la Organización.

Pongamos un caso, imaginemos que Producción necesita que Mantenimiento le instale un acceso a una zona elevada. ¿Qué haría cualquier departamento de mantenimiento? Pues por ejemplo montar una escalera donde le indique Producción. Pero ¿esa escalera cumplirá con los requisitos de Seguridad reglamentarios? Me temo que no, sólo si Mantenimiento es consciente que se deben de considerar estos requisitos acudirá a Seguridad para asesorarse en caso de que los desconozca. Pongo este ejemplo porque es impensable en Mantenimiento tener documentados todas las casuísticas que se les pueden dar, y sólo siendo consciente el personal de Mantenimiento de que se deben considerar en sus trabajos otros aspectos relacionados con seguridad, medio ambiente, energía, etc. (porque la Organización está realmente comprometida con éstos) los tendrá en cuenta. 

Esta forma de trabajar conlleva, entre otras ventajas, una importante reducción de costes a la empresa, ya que los trabajos se llevan a cabo correctamente desde el principio. Volvamos al caso anterior, imaginemos que Mantenimiento realiza la instalación sin tener en cuenta los requisitos de Seguridad ¿qué pasará? Que en la próxima comprobación por parte de Seguridad del cumplimiento de la normativa aplicable a las instalaciones verificará que esa nueva instalación no cumple, por lo que deberá modificarse, lo que conllevará nuevos costes de materiales y mano de obra, desperdiciándose todo el trabajo de la instalación realizada previamente. Y no sólo está el despilfarro económico, se creará un mal ambiente de trabajo entre departamentos ya que Mantenimiento pensará que Seguridad no hace más que incordiar y Seguridad se irritará porque Mantenimiento “siempre le hace lo mismo”. Este es un ejemplo típico de lo que suele pasar cuando no existe una cultura implantada de integración de todos los sistemas en la filosofía de trabajo de la empresa.

El trabajo en equipo aumenta las sinergias en la empresa ya que no solo todas las áreas se sienten parte del equipo, sino que colaborar entre departamentos se convierte en el estilo de gestión. Además, mejora el clima laboral porque evita conflictos interdepartamentales tales como el expuesto en el ejemplo anterior. Por propia experiencia sé que, una vez implantada esta forma de trabajo, son los propios colaboradores los que la demandarán y defenderán, y se la inculcarán a las nuevas incorporaciones.

Para este tipo de implantaciones es importante contar con personal cualificado y con experiencia en la gestión de equipos multidisciplinares como es un/a Interim Manager que, además de aportar una mayor objetividad para equilibrar los sistemas de gestión por su independencia e imparcialidad, ofrece una visión muy pragmática por la experiencia ejecutiva acumulado a lo largo de su trayectoria.

 

Firma: Amaya Echeverría (Interim Manager colaboradora de Servitalent)